Balises - meilleure pratique pour l'utilisation des balises en remplacement de la structure hiérarchique des dossiers

Les experts recommandent de mettre en place la structure de dossier hiérarchique minimale qui est logique pour vous, et d'utiliser des balises pour toutes les autres catégories.

Par exemple, le livre classique de Kerry Gleeson Le programme d'efficacité personnelle (1994, 4ème édition 2009) recommande les trois dossiers suivants : 1. Travail, 2. Référence, 3. Archives. Le dossier "Travail" contiendrait les fichiers liés à des projets que vous n'avez pas encore terminés (organisés en sous-dossiers par projet) ; le dossier "Archives" contiendrait les projets terminés (éventuellement organisés en sous-dossiers par année ou par mois) ; le dossier "Référence" contiendrait les fichiers qui ne sont pas liés à des projets particuliers. Le livre classique de David Allen Faire avancer les choses (2001) recommande des catégories similaires.

Mais les recommandations de Gleeson et Allen ne sont que des exemples ; utilisez la structure de dossiers qui vous convient. C'est l'une des leçons du livre La science de la gestion de nos affaires numériques (2016) par les chercheurs en interaction homme-machine Ofer Bergman et Steve Whittaker. Bergman et Whittaker décrivent "l'approche utilisateur-subjectif de la gestion des informations personnelles" qui repose sur trois principes :

1. Organiser les affaires par projet comme Gleeson et Allen l'ont recommandé, comme je l'ai mentionné ci-dessus (et en plus de créer un dossier de projet dans votre hiérarchie de dossiers, vous pouvez également créer une balise pour le projet, et créer une balise Dossier intelligent pour récupérer tous les éléments étiquetés avec cette étiquette de projet, y compris les événements d'email et de calendrier, comme décrit ci-dessous) ;
2. Organiser les affaires par son importance pour vous Cela signifie que les éléments que vous considérez comme importants doivent être très visibles et accessibles, et que les éléments que vous considérez comme moins importants doivent être moins visibles, afin de ne pas vous distraire avec des éléments encombrants (une partie de l'objectif du dossier "Archives" mentionné ci-dessus est de rendre les anciens projets fermés moins visibles, et les dossiers hiérarchiques en général sont parfaits pour cacher les éléments moins importants) ;
3. Organiser les affaires par contexte ce qui signifie en rapport avec des attributs connexes : contexte interne comprend vos pensées pendant que vous interagissez avec un élément (ces pensées peuvent être placées dans des balises, comme le décrit Brett Terpstra dans une citation ci-dessous), contexte externe comprend l'endroit où vous étiez ou les autres éléments que vous utilisiez pendant que vous utilisiez un élément (ces contextes peuvent être placés dans des balises ou des liens) ; contexte social comprend d'autres personnes liées à l'élément, telles que d'autres personnes qui ont édité l'élément ; et contexte temporel comprend la date à laquelle vous avez modifié un élément pour la dernière fois, la raison de cette modification et l'état dans lequel vous l'avez laissé (ces informations figurent, par exemple, dans la date de modification et la date de création d'un fichier, ainsi que dans l'onglet système de versionnement des fichiers disponible dans MacOS depuis Lion (10.7) et, plus explicitement, dans le les messages "commit" utilisés dans les systèmes de contrôle de version tels que Git ).

Vous pouvez gérer les balises de plusieurs façons, que je vais décrire en détail ci-dessous :

1. dans le Finder,
2. dans les recherches Spotlight et les dossiers intelligents,
3. dans les applications tierces,
4. sur la ligne de commande,
5. dans scripts,
6. sur Sauvez les boîtes de dialogue, et
7. dans de nombreuses applications, en cliquant sur la barre de titre d'une fenêtre de document pour afficher et modifier une liste de balises pour ce document.

Dans le Finder assurez-vous que vous avez le Étiquettes d'édition activé dans la barre d'outils des fenêtres du Finder (il est activé par défaut, mais si vous l'avez désactivé, vous pouvez le réactiver à partir du menu Finder Affichage > Personnaliser la barre d'outils... ) et le Tags activée dans la barre latérale des fenêtres du Finder (elle aussi est activée par défaut, mais si vous l'avez désactivée, vous pouvez la réactiver à partir du menu Finder) Finder > Préférences... > Barre latérale ). Vous pouvez personnaliser la liste des balises dans la barre latérale à partir du menu Finder Finder > Préférences... > Balises . Dans le Finder, vous pouvez sélectionner le(s) fichier(s), puis ajouter ou supprimer des balises à l'aide de la touche Étiquettes d'édition bouton ( ajouter un raccourci clavier dans le Clavier si vous le souhaitez) ou de l'option Obtenir des informations (commande + I) ou la fenêtre Inspecteur fenêtre modale (option + commande + I).

Vous pouvez effectuer des recherches par tags dans le champ de recherche dans la barre d'outils du Finder Windows : il suffit de commencer à taper le nom d'une balise, et un menu se déroulera avec une liste de balises : cliquez sur la balise souhaitée pour terminer la recherche. (Cliquez ensuite sur l'icône Sauvez si vous voulez sauvegarder la recherche en tant que Dossier intelligent .) Vous pouvez rechercher des balises dans les recherches Spotlight en tapant le préfixe tag: et ensuite le nom du tag. Dans ces deux champs de recherche, vous pouvez également rechercher plusieurs balises à la fois et utiliser les opérateurs booléens AND, OR et NOT (ou le signe moins – (ce qui signifie NON) pour limiter les résultats de la recherche : par exemple, tag:trip NOT tag:france est équivalent à tag:trip -tag:france . Si vous effectuez une recherche sur l'ensemble de votre ordinateur à l'aide de Spotlight, vous pouvez également modifier les balises de tout courrier électronique (provenant de Mail.app), des événements du calendrier (provenant des calendriers locaux ou iCloud dans Calendar.app) ou des rappels (provenant de Reminders.app) qui apparaissent dans les résultats de la recherche ; c'est un excellent moyen de baliser des éléments provenant de plusieurs applications pour les inclure dans un seul résultat de recherche de balises ou dans un seul dossier intelligent.

Le Finder n'est pas toujours le meilleur moyen de naviguer par balises. Certaines personnes ont appelé les balises "balises Finder". -mais cette phrase est une erreur car les balises sont une attribut étendu dans le système de fichiers et ne se limitent pas seulement au Finder ! Vous pouvez également étiqueter les fichiers et les parcourir par étiquettes. dans les applications tierces comme Fresh et Leap de Ironic Software . Je trouve Leap est un excellent moyen de gérer les balises, grâce à son nuage de balises et aux nombreuses façons de visualiser les fichiers qui ne sont pas disponibles dans le Finder. Vous pouvez aussi indexer vos fichiers dans l'application de gestion de l'information DEVONthink qui lit et écrit les balises standard mais vous permet également d'organiser les balises dans une hiérarchie, ce qui permet ce que les bibliothécaires appellent classification par facettes .

La façon la plus simple d'utiliser les étiquettes sur la ligne de commande est d'installer L'outil en ligne de commande de James Berry tag qui peut être installé avec l'un des deux gestionnaires de paquets suivants : Homebrew ( brew install tag ) ou MacPorts ( sudo port install tag ). Après avoir installé tag vous pouvez l'utiliser pour rechercher des balises et pour baliser des fichiers en ligne de commande ; pour plus d'informations, consultez la page tag --help o man tag . Vous pouvez également utiliser tag dans scripts soit des scripts shell scripts, soit dans le cadre d'un flux de travail Automator.

Voici la philosophie d'étiquetage de Brett Terpstra, développeur de logiciels et passionné d'étiquetage. :

La beauté du balisage, comme vous le savez peut-être, est que vous pouvez facilement attribuer plusieurs catégorisations et sujets à chaque élément, plutôt que de les faire exister à un seul endroit qui le définit comme un type ou une partie d'une collection statique. J'utilise toujours la hiérarchie superficielle des dossiers qui permettent d'accéder aux projets et aux thèmes individuels, il ne s'agit donc pas d'un système à pile unique. Je ne pourrais pas fonctionner ainsi ; il est difficile de désherber, et si les métadonnées sont perdues, le fichier l'est aussi, essentiellement. J'utilise des dossiers pour maintenir l'équilibre du système de fichiers. J'utilise des balises et d'autres métadonnées pour maintenir l'équilibre du système de fichiers. mon la santé mentale.

J'utilise également des balises sur les événements iCal, les courriels, les sites web et d'autres éléments de mon système. Ils sont faciles à filtrer dans les recherches et me permettent de créer un "dossier" de projet qui contient plus de types de données que le Finder ne le permettrait normalement.

[...]

Le secret, que j'ai appris après quelques années de pratique, est de marquer intelligemment, avec parcimonie et de manière cohérente. Être libéral avec des tags comme "important" ou "signalé" signifie simplement qu'il faut faire plus de maintenance et de révisions pour que les tags restent pertinents. Alors que des tags tels que "neat" ou "supercool" me semblent stupides, j'utilise un tag "inspiration" sur tout ce que je sauvegarde, juste parce que c'est, eh bien, inspirant. J'ai un dossier intelligent dans le Finder qui récupère tout ce qui porte cette étiquette, et je peux ensuite filtrer les fichiers en fonction de la date, du type, etc. Si j'ajoute des tags supplémentaires, ils sont plutôt généraux, comme "couleur", "conception web" ou "productivité". Il s'agit de grandes catégories dans lesquelles je peux me plonger lorsque j'ai besoin d'une idée ou d'un coup de pouce. Les balises sur les projets et les fichiers de recherche ont tendance à être plus spécifiques, et je peux accéder à des ensembles précis de fichiers en tapant quelques mots dans Balises ou HoudahSpot.

Pour réduire le volume de données, j'utilise des balises qui ne sont pas déjà définies par d'autres métadonnées comme la date de création ou de modification, le type de fichier, le nom du fichier, etc. Je marque les fichiers avec le nom de leur projet ou sujet parent, même si c'est souvent redondant par rapport à la hiérarchie des dossiers. Cela me permet de lier des projets entre eux à travers plusieurs dossiers, disques ou même serveurs. Parfois, un fichier est plus fortement lié à une rubrique qu'à un projet individuel. Il peut s'agir d'un élément de référence général ou d'une photo d'archive que j'ai recueillie en travaillant sur un projet spécifique, mais dont je sais que j'aurai besoin à nouveau. Je le place dans un dossier de référence ou une collection de photos, et je l'étiquette avec le projet concerné. Il est facile de la visualiser dans le contexte du projet grâce à une recherche par étiquette, tout en faisant partie d'une plus grande collection d'éléments similaires.

Dans le doute, je choisis généralement les étiquettes en fonction de la première idée qui me vient à l'esprit. Il y a de fortes chances pour que, lorsque je le chercherai à nouveau dans un an, j'aie la même idée. Cela ne fonctionne pas toujours, mais j'ai eu un bon taux de réussite au cours des deux dernières années. J'essaie aussi souvent que possible de réutiliser les étiquettes ; une étiquette qui ne révèle qu'un ou deux fichiers est une étiquette inutile. Ma "revue annuelle" comprend l'élimination des balises qui ont très peu de fichiers associés, ou qui pourraient être fusionnées avec des balises plus communes.

Gardez à l'esprit que vous pouvez perdre vos balises si vous transférez des fichiers vers un système de fichiers qui ne prend pas en charge les balises, ou si vous utilisez un système de contrôle de version comme Git qui ne prend pas en charge les balises. Voici quelques lectures importantes sur ce sujet :

• Le billet de blog de Brett Terpstra "Comment perdre vos étiquettes"
• La question "Demandez autrement "Les étiquettes sont-elles portables, et si oui comment ?"